Das Dealer-Management-System KfzPilot® ist die zentrale Informationsquelle, die Autohäuser und Kfz-Betriebe bei der Abwicklung aller anfallenden Geschäftsprozesse unterstützt. Während früher alle Dokumente in Papierform meist in Ordnern abgeheftet und in Aktenschränken aufbewahrt wurden, findet der Schriftverkehr heute überwiegend digital statt und macht ein zeitgemäßes Dokumentenmanagement mit elektronischer Archivierung erforderlich.
Gemeinsam mit unserem Partner der Sartissohn GmbH haben wir die Anbindung zur elektronischen Archivierungslösung docuvita® entwickelt. In einer Workflow-Lösung sind damit alle KfzPilot® Dokumente rund um Werkstattaufträge, Fahrzeugakten, Rechnungen, Bilder u.a. vollautomatisch im zentralen Dokumenten-Pool archiviert und stehen „per Knopfdruck“ allen Mitarbeitern zeitsparend und transparent zur Verfügung.
Die Digitalisierung wird in den kommenden Jahren immer mehr Geschäftsprozesse im Autohaus betreffen. Damit wird auch der Anteil der Dokumente, die ausschließlich in elektronischer Form vorliegen, zunehmen und die Forderung der Finanzbehörden nach einer revisionssicheren Archivierung weiter steigen. Wer hier den Überblick behalten möchte und alle Daten im Autohaus gemäß den rechtlichen Vorgaben digital verwalten und archivieren will, ist mit der Workflow-Lösung KfzPilot® und docuvita® zukunftssicher aufgestellt.
Ihre Vorteile
- Direktanbindung an KfzPilot®
Durch die automatisierte Schnittstelle übergeben Sie die Daten direkt von KfzPilot® an docuvita®. - Sichere Prozesse
Sie scannen alle Kaufverträge, Rechnungsbelege, Werkstattaufträge uvm. und archivieren diese digital. Alle Dokumente, Dateien und E-Mails im Autohaus sind rechtskonform, vollständig und verlustfrei, reproduzierbar gespeichert. - Zeitgewinn
Die Reduzierung vorhandener Papierarchive und redundanter Daten, „papierloses Autohaus“, optimiert Arbeitsabläufe im Autohaus und ermöglicht es Ihnen und Ihren Mitarbeitern zeiteffizienter und produktiver zu arbeiten, z.B. mit einer schnellen Recherche und Freitextsuche über den gesamten Vorgangsbestand. - Externer und mobiler Zugriff
docuvita® ist webbasiert, orts- und geräteunabhängig. Alle Informationen und Daten können Sie auch von unterwegs oder aus dem Homeoffice abrufen. - Nachvollziehbarkeit und Rechtssicherheit bei Betriebsprüfungen
Die elektronische Archivierungslösung docuvita® entspricht den Anforderungen der GoBD nach revisionssicherer Archivierung und den Vorgaben der DSGVO. - Individuelle Einbindung in Ihre Workflows
docuvita® lässt sich beliebig an die Prozesse in Ihrem Autohaus anpassen und mit zahlreichen Funktionen (z.B. Rechnungsfreigabe, Vertrags- und Qualitätsmanagement, Rechtemanagement, u.a.) erweitern.
Kfz-Betrieb 45-46/2021 – DIGITALES DOKUMENTENMANAGEMENT
Papierarm glücklich kb+ – Das Opel-Autohaus Schlingmann aus Waren an der Müritz setzt auf das Dokumentenmanagement-System docuvita. Es bietet mehr als virtuelle Ordner. Mit dem Programm steuert das Familienunternehmen auch seine Workflows und die Zugriffsrechte.
Informationen und Live-Demo
Weitere Informationen oder eine Online-Präsentation mit praktischen Beispielen zur digitalen Archivierung im Autohaus erhalten Sie gerne auf Anfrage per E-Mail an kundenbetreuung@attribut.de oder Tel. 04532 2702-0